Allgemeines

Nutzungskonzept für OpenProject in Verbindung mit Nextcloud.

Dieses Konzept zeigt auf, wie die beiden Tools effektiv miteinander integriert werden können, um eine nahtlose Projektverwaltung und Dateikollaboration zu ermöglichen.

1. Ziel des Konzepts

Die Kombination von OpenProject und Nextcloud bietet eine zentrale Plattform für die Projektverwaltung und Dateifreigabe. Ziel ist es, eine einheitliche Umgebung für Projektmanagement, Dokumentenmanagement und Teamkommunikation zu schaffen, die den Datenschutz wahrt und die Effizienz steigert.

2. Systemarchitektur

2.1. Infrastruktur

• OpenProject: Installiert auf einem dedizierten Server in einem Rechenzentrum in der Schweiz
• Nextcloud: Installiert auf einem dedizierten Server in einem EU-Rechnzentrum.

2.2. Integrationsschnittstellen

• WebDAV-Integration: OpenProject kann direkt über WebDAV auf Dateien aus Nextcloud zugreifen.
• Nextcloud App für OpenProject (falls verfügbar oder benutzerdefinierte Integration via API/Webhooks).
• SSO (Single Sign-On) über LDAP, OAuth oder SAML zur Vereinfachung der Benutzeranmeldung.

3. Nutzungsszenarien

3.1. Projektmanagement

• Aufgaben- und Zeitplanung in OpenProject:
  • Meilensteine definieren
  • Aufgaben delegieren
  • Zeitpläne überwachen
• Verlinkung von projektbezogenen Dateien aus Nextcloud direkt zu Aufgaben oder Meilensteinen.

3.2. Dokumentenmanagement

• Zentrale Speicherung aller Projektdokumente in Nextcloud.
• Automatische Synchronisierung von Dateien:
  • Jedes Projekt erhält einen eigenen Ordner in Nextcloud.
  • Änderungen in Nextcloud werden automatisch in OpenProject aktualisiert (über Webhooks).

3.3. Kommunikation

• Integration von Kommentaren und Diskussionen in OpenProject.
• Nutzung von Nextcloud Talk für Echtzeitkommunikation innerhalb von Projekten.

4. Benutzerverwaltung und Rechte

4.1. Rollenbasierte Zugriffssteuerung

• Benutzerrechte werden in beiden Systemen synchronisiert.
• Rollen in OpenProject (z.B. Manager, Mitarbeiter, Betrachter) werden automatisch auf Nextcloud-Rechte übertragen.

4.2. Datenschutz und Compliance

• Verschlüsselung von Dateien in Nextcloud.
• DSGVO-konforme Datenspeicherung.
• Protokollierung aller Benutzeraktivitäten (Audit-Logs).

5. Backup- und Sicherheitskonzept

• Tägliche Backups beider Systeme.
• Redundante Speicherung der Projektdaten.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches.

6. Vorteile der Integration

• Zentrale Verwaltung aller Projekte und Dokumente
• Verbesserte Teamkommunikation
• Einheitliche Benutzerverwaltung durch SSO
• Erhöhte Datensicherheit durch lokale Speicherung und Verschlüsselung

7. Erweiterungsmöglichkeiten

• Integration von Collabora Online zur direkten Bearbeitung von Dokumenten innerhalb von Nextcloud.
• Nutzung von Automatisierungs-Tools wie Zapier oder n8n zur Verknüpfung von Workflows zwischen beiden Plattformen.
• API-gestützte Erweiterungen für benutzerdefinierte Automatisierungen.