Benutzerhandbuch: Nutzung von OpenProject in Verbindung mit Nextcloud

Einleitung

Willkommen zur kombinierten Plattform aus OpenProject und Nextcloud. Diese Anleitung erklärt, wie du effizient Projekte verwalten, Dokumente austauschen und im Team zusammenarbeiten kannst. Die Plattform vereint leistungsstarke Projektmanagement-Tools mit einem sicheren Dokumentenspeichersystem.

1. Anmeldung und Zugriff

1.1. Einloggen

• Zentrale Anmeldung (Single Sign-On):
  • Besuche die zentrale Anmeldeseite (z.B. https://projects.g-flows.de).
  • Verwende deine persönlichen Zugangsdaten.
  • Nach der Anmeldung hast du Zugriff auf sowohl OpenProject als auch Nextcloud.

1.2. Benutzeroberfläche

• OpenProject: Die Startseite zeigt eine Übersicht aller Projekte, denen du zugewiesen bist.
• Nextcloud: Über das Dashboard kannst du direkt auf alle gespeicherten Projektdokumente zugreifen.

2. Projekte in OpenProject verwalten

2.1. Neues Projekt erstellen

• Klicke auf „Projekt erstellen“.
• Gib dem Projekt einen Namen, eine Beschreibung und lege die Zugriffsrechte fest.
• Projektmitglieder einladen (Benutzer müssen zuvor in Nextcloud hinzugefügt worden sein).

2.2. Aufgaben und Meilensteine

• Im Menü „Aufgaben“ kannst du:
  • Neue Aufgaben erstellen und Personen zuweisen.
  • Fälligkeitsdaten festlegen.
  • Den Fortschritt der Aufgaben überwachen.
• Setze Meilensteine, um wichtige Etappenziele zu definieren.

2.3. Zeit- und Ressourcenplanung

• Nutze den Gantt-Diagramm-Editor, um Zeitpläne zu visualisieren.
• Verwalte Ressourcen und Zuordnungen im Modul „Ressourcen“.

3. Dokumente mit Nextcloud verwalten

3.1. Dateien hochladen

• Öffne die Nextcloud-Oberfläche.
• Gehe in den Projektordner (automatisch mit OpenProject verknüpft).
• Lade Dateien per Drag & Drop hoch.

3.2. Gemeinsame Dokumentenbearbeitung

• Klicke auf ein Dokument, um es direkt mit Collabora Online zu bearbeiten.
• Änderungen werden automatisch gespeichert und sind sofort im Projekt verfügbar.

3.3. Verlinkung von Dokumenten in OpenProject

• In einer Aufgabe kannst du über „Datei anhängen“ direkt auf eine Datei in Nextcloud verlinken.
• Alternativ kannst du die Datei-URL von Nextcloud kopieren und in eine Aufgabenbeschreibung einfügen.

4. Kommunikation und Zusammenarbeit

4.1. Kommentare und Diskussionen

• In OpenProject kannst du Kommentare zu Aufgaben hinterlassen.
• Verwende Diskussionsthreads für längere Besprechungen.

4.2. Nextcloud Talk

• Starte Chats oder Videoanrufe direkt aus dem Nextcloud-Interface.
• Die Kommunikation kann projektbezogen organisiert werden.

5. Rechte und Zugriffskontrolle

5.1. Rollen und Berechtigungen

• Rollen in OpenProject:
  • Manager: Voller Zugriff auf alle Projekte und Einstellungen.
  • Mitarbeiter: Zugriff auf zugewiesene Projekte und Aufgaben.
  • Betrachter: Nur Lesezugriff.
• Die Rollen werden automatisch auf Nextcloud übertragen.

5.2. Freigaben in Nextcloud

• Teile Dateien mit spezifischen Teammitgliedern.
• Setze Ablaufdaten und Bearbeitungsrechte.

6. Benachrichtigungen und Updates

• Erhalte Benachrichtigungen bei Änderungen an Aufgaben, Dateien oder Kommentaren.
• Passe die Benachrichtigungseinstellungen in beiden Systemen individuell an.

7. Sicherheit und Datenschutz

• Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert.
• Regelmäßige Backups sorgen für Datensicherheit.
• Alle Aktivitäten werden für eine spätere Nachverfolgung protokolliert.

8. Support und Hilfe

Bei Fragen oder Problemen wende dich an den IT-Support:

• E-Mail: support@g-flows.de
• Telefon: +49 123 456 789
• FAQs und Anleitungen: Direkt in Nextcloud oder OpenProject verfügbar