Prozessorganisation in Bookstack

Alles klar, dann passe ich nur den Teil „Struktur der Prozessorganisation“ so an, dass er explizit als Kapitel „Prozessorganisation in BookStack“ verwendbar ist.

Prozessorganisation in BookStack

1. Ziel der Prozessorganisation in BookStack

Die Prozessorganisation in BookStack stellt sicher, dass alle Prozesse, Rollen, Systeme, Richtlinien und Arbeitsanweisungen einheitlich strukturiert dokumentiert sind und sich schnell wiederfinden lassen.
BookStack dient dabei als zentrale, lesbare Wissensbasis, unabhängig von den ausführenden oder auswertenden Systemen.

2. Struktur in BookStack

Pro Kunde wird die Prozessorganisation in BookStack wie folgt abgebildet:

• Shelf: „Kunde <Name>“
  • Book: „Prozesse“
  • Book: „Systeme & Anwendungen“
  • Book: „Rollen & Berechtigungen“
  • Book: „Richtlinien & Arbeitsanweisungen“

Beispiele für Seitentitel:

• „Prozess – Benutzeranlage im Active Directory“
• „Prozess – Rechteänderung in Fachanwendungen“
• „System – Active Directory“
• „Rolle – Fachadministrator Active Directory“
• „Richtlinie – Passwortsicherheit“
• „Arbeitsanweisung – Benutzeranlage im Active Directory“

3. Kopfblöcke in Prozess‑ und Richtliniendokumenten

Jede Prozess‑, Richtlinien- oder Arbeitsanweisungsseite bekommt oben einen standardisierten Kopfblock, zum Beispiel:

Kennung: PR-Benutzeranlage-AD
Reifegrad: Definiert
Prozessart: Unterstützungsprozess
Prozessverantwortlicher: Rolle – Fachadministrator Active Directory
Prozesseigner: Rolle – IT-Leitung
Betroffene Systeme: System – Active Directory
Beteiligte Rollen: Rolle – Antragssteller Fachbereich, Rolle – Fachadministrator Active Directory

Für Richtlinien können Kopfblöcke z.B. enthalten:

Kennung: RL-Passwortsicherheit
Geltungsbereich: Gesamtunternehmen
Verbindlichkeit: Verpflichtend
Verantwortlich: Rolle – Informationssicherheitsbeauftragter
Betroffene Prozesse: Prozess – Benutzeranlage im Active Directory, Prozess – Rechteänderung in Fachanwendungen

Damit sind alle wichtigen Meta‑Informationen für Leser sofort sichtbar.

4. Tags als Labels in BookStack

Zur maschinenlesbaren Kennzeichnung werden Tags verwendet.
Empfohlene Tag‑Konventionen (jeweils „Name: Wert“):

• Reifegrad
  • Reifegrad: Initial
  • Reifegrad: Definiert
  • Reifegrad: Etabliert
  • Reifegrad: Optimiert
• Prozessart
  • Prozessart: Managementprozess
  • Prozessart: Kernprozess
  • Prozessart: Unterstützungsprozess
• Systeme
  • System: Active Directory
  • System: Fachanwendung X
• Rollen
  • Rolle: Fachadministrator AD
  • Rolle: Antragssteller Fachbereich

Diese Tags werden in BookStack auf Seitenebene vergeben.
Dadurch lassen sich z.B. alle Prozesse mit Reifegrad „Initial“ oder alle Seiten zum System „Active Directory“ filtern.

5. Templates für einheitliche Prozessdokumentation

Um Konsistenz sicherzustellen, werden in BookStack Seiten‑Templates für Prozess‑, Richtlinien- und Arbeitsanweisungsdokumente verwendet.

Beispiele:

• Template „Prozessbeschreibung“ mit:
  • Kopfblock (Kennung, Reifegrad, Prozessart, Verantwortliche, Systeme, Rollen)
  • Abschnittsüberschriften: Zweck, Anwendungsbereich, Rollen, Inputs/Outputs, Ablauf, Schnittstellen, Kennzahlen
• Template „Richtlinie“ mit:
  • Kopfblock (Kennung, Geltungsbereich, Verbindlichkeit, Verantwortliche Rolle, betroffene Prozesse)
  • Abschnittsüberschriften: Ziel, Geltungsbereich, Vorgaben, Ausnahmen, Durchsetzung, Überprüfung
• Template „Arbeitsanweisung“ mit:
  • Kopfblock (Kennung, zugehöriger Prozess, Zielgruppe, benötigte Systeme/Rollen)
  • Abschnittsüberschriften: Voraussetzungen, Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung, Hinweise, Kontrollpunkte

Die Templates werden in den jeweiligen Books als Standardvorlagen für neue Seiten eingestellt, sodass jede neue Prozess‑ oder Richtliniendokumentation automatisch dem gewünschten Aufbau folgt.