Prozessorganisation in Bookstack Alles klar, dann passe ich nur den Teil „Struktur der Prozessorganisation“ so an, dass er explizit als Kapitel „Prozessorganisation in BookStack“ verwendbar ist. Prozessorganisation in BookStack 1. Ziel der Prozessorganisation in BookStack Die Prozessorganisation in BookStack stellt sicher, dass alle Prozesse, Rollen, Systeme, Richtlinien und Arbeitsanweisungen einheitlich strukturiert dokumentiert sind und sich schnell wiederfinden lassen. BookStack dient dabei als zentrale, lesbare Wissensbasis, unabhängig von den ausführenden oder auswertenden Systemen. 2. Struktur in BookStack Pro Kunde wird die Prozessorganisation in BookStack wie folgt abgebildet: Shelf: „Kunde “ Book: „Prozesse“ Book: „Systeme & Anwendungen“ Book: „Rollen & Berechtigungen“ Book: „Richtlinien & Arbeitsanweisungen“ Beispiele für Seitentitel: „Prozess – Benutzeranlage im Active Directory“ „Prozess – Rechteänderung in Fachanwendungen“ „System – Active Directory“ „Rolle – Fachadministrator Active Directory“ „Richtlinie – Passwortsicherheit“ „Arbeitsanweisung – Benutzeranlage im Active Directory“ 3. Kopfblöcke in Prozess‑ und Richtliniendokumenten Jede Prozess‑, Richtlinien- oder Arbeitsanweisungsseite bekommt oben einen standardisierten Kopfblock, zum Beispiel: Kennung: PR-Benutzeranlage-AD Reifegrad: Definiert Prozessart: Unterstützungsprozess Prozessverantwortlicher: Rolle – Fachadministrator Active Directory Prozesseigner: Rolle – IT-Leitung Betroffene Systeme: System – Active Directory Beteiligte Rollen: Rolle – Antragssteller Fachbereich, Rolle – Fachadministrator Active Directory Für Richtlinien können Kopfblöcke z.B. enthalten: Kennung: RL-Passwortsicherheit Geltungsbereich: Gesamtunternehmen Verbindlichkeit: Verpflichtend Verantwortlich: Rolle – Informationssicherheitsbeauftragter Betroffene Prozesse: Prozess – Benutzeranlage im Active Directory, Prozess – Rechteänderung in Fachanwendungen Damit sind alle wichtigen Meta‑Informationen für Leser sofort sichtbar. 4. Tags als Labels in BookStack Zur maschinenlesbaren Kennzeichnung werden Tags verwendet. Empfohlene Tag‑Konventionen (jeweils „Name: Wert“): Reifegrad Reifegrad: Initial Reifegrad: Definiert Reifegrad: Etabliert Reifegrad: Optimiert Prozessart Prozessart: Managementprozess Prozessart: Kernprozess Prozessart: Unterstützungsprozess Systeme System: Active Directory System: Fachanwendung X Rollen Rolle: Fachadministrator AD Rolle: Antragssteller Fachbereich Diese Tags werden in BookStack auf Seitenebene vergeben. Dadurch lassen sich z.B. alle Prozesse mit Reifegrad „Initial“ oder alle Seiten zum System „Active Directory“ filtern. 5. Templates für einheitliche Prozessdokumentation Um Konsistenz sicherzustellen, werden in BookStack Seiten‑Templates für Prozess‑, Richtlinien- und Arbeitsanweisungsdokumente verwendet. Beispiele: Template „Prozessbeschreibung“ mit: Kopfblock (Kennung, Reifegrad, Prozessart, Verantwortliche, Systeme, Rollen) Abschnittsüberschriften: Zweck, Anwendungsbereich, Rollen, Inputs/Outputs, Ablauf, Schnittstellen, Kennzahlen Template „Richtlinie“ mit: Kopfblock (Kennung, Geltungsbereich, Verbindlichkeit, Verantwortliche Rolle, betroffene Prozesse) Abschnittsüberschriften: Ziel, Geltungsbereich, Vorgaben, Ausnahmen, Durchsetzung, Überprüfung Template „Arbeitsanweisung“ mit: Kopfblock (Kennung, zugehöriger Prozess, Zielgruppe, benötigte Systeme/Rollen) Abschnittsüberschriften: Voraussetzungen, Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung, Hinweise, Kontrollpunkte Die Templates werden in den jeweiligen Books als Standardvorlagen für neue Seiten eingestellt, sodass jede neue Prozess‑ oder Richtliniendokumentation automatisch dem gewünschten Aufbau folgt.