„Vom Datenchaos zum Innovationsmotor – Chancen einer DMS-Einführung“

Ein Dokumentenmanagement-System ist mehr als Technik – es ist ein Befreiungsschlag aus dem täglichen Datenchaos.
Es schafft Klarheit, wo bisher Unsicherheit herrschte, und macht Wissen für alle zugänglich, die es wirklich brauchen.
Dadurch entstehen neue Freiräume für Kreativität, Zusammenarbeit und Innovation.
Gleichzeitig schenkt ein DMS Sicherheit und Vertrauen – zwei Grundlagen für mutige Entscheidungen.
So wird es zum Schlüssel, um Veränderung mit Wirkung in jedem Unternehmen erlebbar zu machen.

Warum ein DMS nicht nur fürs Rechnungswesen gedacht ist!

„Aus meiner Beratertätigkeit habe ich die Erfahrung gemacht, dass bei der Einführung von DMS häufig zu einseitig auf Rechnungswesen und steuerliche Vorgaben geschaut wird – und damit wertvolle Chancen ungenutzt bleiben. Ein DMS kann weit mehr: Es eröffnet Freiräume für Zusammenarbeit, schafft Transparenz und gibt Innovation neuen Raum. Wer den Blick weitet, erkennt, dass es nicht um Kontrolle allein geht, sondern um Zukunftsfähigkeit und Wachstum. Genau hier liegen die Potenziale, die viele Unternehmen bislang übersehen. In den folgenden Empfehlungen zeige ich, wie ein DMS zur echten strategischen Stärke werden kann.“


1. Grundgedanke

2. Der Trugschluss „DMS = Buchhaltungswerkzeug“

3. Prozessketten (Beispiele)

Einkauf → Zahlung → Kosten

  1. Bedarfsmeldung
  2. Angebot / Vertrag
  3. Bestellung
  4. Lieferung
  5. Eingangsrechnung
  6. Zahlung
  7. Kostenstelle / Projektbuchung

👉 Kostenmanagement erfordert den Blick auf alle Schritte, nicht nur die Zahlung.

Vertrieb → Zahlungseingang → Deckungsbeitrag

  1. Anfrage
  2. Angebot
  3. Auftrag
  4. Lieferung/Leistung
  5. Rechnung
  6. Zahlungseingang
  7. Gegenüberstellung: Umsatz vs. Projektkosten

👉 Deckungsbeiträge und Margen sind nur sichtbar, wenn Vertrieb, Projekte und Rechnungen im DMS zusammenfließen.

Personal → Gehaltszahlung → Personalkosten

  1. Bewerbung / Vertrag
  2. Mitarbeiterakte
  3. Zeiterfassung / Leistung
  4. Abrechnung
  5. Gehaltszahlung
  6. Personalkosten je Kostenstelle / Projekt

👉 Ohne DMS-Verknüpfung von Personal- und Projektdaten bleibt das Kostenmanagement Stückwerk.

Projekte → Abschlagszahlung → Wirtschaftlichkeit

  1. Projektstart / Planung
  2. Verträge / Pflichtenhefte
  3. Leistungsnachweise
  4. Abnahmen
  5. Rechnungen
  6. Zahlungen
  7. Projektkosten- und Nutzenrechnung

👉 Projekt-Controlling funktioniert nur, wenn alle Dokumente vor der Zahlung integriert sind.

4. Ganzheitliches Kostenmanagement

5. Fazit

👉 Ein DMS, das nur am Rechnungswesen ausgerichtet ist, verpasst geschätzte 70 % des Nutzens.
✅ Für wirkliches Kostenmanagement muss das DMS die gesamte Prozess- und Dokumentenkette abbilden.
❌ Ohne diesen ganzheitlichen Blick bleibt das Rechnungswesen Buchhalter der Vergangenheit, statt Steuerungsinstrument der Zukunft.

Gerd Kopp - gerds-it.de (Stand 2020-09)

Use Case: Mayan EDMS als Rückgrat für unternehmensweite Prozesse


🌐 Use Case: Mayan EDMS als Rückgrat für unternehmensweite Prozesse

1. Leitidee

„Im inne des Best-of-Breed-Ansatzes aus Open Innovation wird Mayan EDMS zum Rückgrat eines durchgängigen Datenflusses – nicht als isoliertes Archiv, sondern als verbindende Prozess- und Dokumentendrehscheibe im gesamten Unternehmen.

Um diesen strategischen Ansatz greifbar zu machen, zeigt sich die Stärke von Mayan besonders in den Prozessketten – vom Einkauf über Vertrieb und Personal bis hin zu Projekten: Mayan steuert den gesamten Datenfluss, während die Buchhaltung nur noch das finale Ergebnis übernimmt.

2. Prozessketten mit Mayan

A. Einkauf → Zahlung

  1. Bedarfsmeldung: Mitarbeiter lädt Anforderung (PDF/DOC) in Mayan.
    • Metadaten: Kostenstelle, Projekt, Bedarf.
  2. Bestellung: Einkaufsabteilung erzeugt Bestellung und verknüpft sie mit Bedarf.
  3. Lieferdokumente: Lieferschein wird gescannt/automatisch importiert.
  4. Eingangsrechnung: Rechnung per E-Mail oder Scan ins System.
    • OCR liest Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant.
    • Metadaten in Mayan gespeichert.
  5. Workflow:
    • Prüfung gegen Bestellung + Lieferschein (3-Wege-Match).
    • Freigabe-Workflow startet (digital signieren).
  6. Übergabe an Buchhaltung:
    • Metadaten via API/CSV an ERP oder DATEV übergeben.
    • FiBu erstellt Zahlungsvorschlag.

👉 Mayan liefert Prozess- und Dokumentensicht, FiBu nur die finale Buchung.

B. Vertrieb → Zahlungseingang

  1. Angebot: Vertriebsmitarbeiter erstellt Angebot, legt es in Mayan ab.
    • Verknüpft mit CRM/ERP.
  2. Auftrag: Auftrag vom Kunden wird hochgeladen, Metadaten: Kunde, Projekt, Auftragswert.
  3. Leistung/Delivery: Projektberichte, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle gespeichert.
  4. Ausgangsrechnung: Automatisch erzeugt (z. B. aus ERP) und in Mayan archiviert.
  5. Workflow: Statusüberwachung (offen, bezahlt, überfällig).
  6. Buchhaltung: Zahlungseingang wird automatisch abgeglichen (offene Posten).

👉 Management sieht in Mayan die Prozesshistorie + Deckungsbeitrag – nicht nur die Zahlung.

C. Personal → Gehaltszahlung

  1. Bewerbung: Bewerbung geht per E-Mail ein → automatisch in Mayan.
  2. Vertragsdokument: HR erstellt Vertrag, speichert ihn revisionssicher.
  3. Mitarbeiterakte: Enthält Vertrag, Schulungen, Zeugnisse, Abmahnungen.
  4. Zeiterfassung: Export/Import aus HR-Tool oder manuell hochgeladen.
  5. Workflow: Daten (Arbeitszeit, Abwesenheiten) steuern Lohnabrechnung.
  6. Buchhaltung: Gehaltsabrechnung (DATEV, Lexware) bekommt CSV/JSON aus Mayan.

👉 HR- und Personalkosten werden dokumentengetrieben transparent.

D. Projekte → Kosten- und Zahlungsströme

  1. Projektstart: Projektakte in Mayan anlegen (Pflichtenheft, Vertrag).
  2. Leistungsnachweise: Mitarbeiterberichte, Abnahmen hochladen.
  3. Teilrechnungen/Abschläge: Rechnungen automatisch mit Projektakte verknüpft.
  4. Workflow: Prüfung, ob alle Nachweise da sind, bevor Zahlung ausgelöst wird.
  5. Buchhaltung: erhält geprüfte Metadaten → reduziert Fehler.
  6. Management: Projektakte zeigt Kostenentwicklung & Wirtschaftlichkeit.

3. Ganzheitliches Kostenmanagement mit Mayan

4. Fazit