Fragenkatalog: SuiteCRM + Mayan EDMS Systemintegration

1. Unternehmensanalyse und Anforderungen

1.1 Unternehmensgröße und -struktur

• [ ] Wie viele Mitarbeiter nutzen das CRM-System gleichzeitig? (< 10 / 10-50 / 50-200 / > 200)
• [ ] Wie viele Kunden/Kontakte sollen verwaltet werden? (< 1.000 / 1.000-10.000 / 10.000-100.000 / > 100.000)
• [ ] Wie viele Standorte/Niederlassungen gibt es?
• [ ] Arbeiten Mitarbeiter remote oder ausschließlich vor Ort?
• [ ] Gibt es saisonale Schwankungen in der Systemnutzung?

1.2 Dokumentenvolumen und -types

• [ ] Wie viele Dokumente werden täglich verarbeitet? (< 100 / 100-1.000 / 1.000-10.000 / > 10.000)
• [ ] Durchschnittliche Dokumentengröße? (< 1MB / 1-10MB / 10-100MB / > 100MB)
• [ ] Welche Dokumententypen sind primär zu verwalten? (PDF, Office, Bilder, E-Mails, Verträge)
• [ ] Benötigen Sie OCR-Funktionalität für gescannte Dokumente?
• [ ] Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden? (Compliance-Anforderungen)

1.3 Integration und Legacy-Systeme

• [ ] Welche bestehenden Systeme müssen integriert werden?
• • [ ] ERP-System (SAP, Odoo, andere): ________________
  • [ ] E-Mail-System (Exchange, Google Workspace, andere): ________________
  • [ ] Telefonie/CTI-System: ________________
  • [ ] Buchhaltungssoftware: ________________
  • [ ] Marketing-Tools: ________________
  • [ ] Helpdesk/Ticketing-System: ________________
• [ ] Gibt es ein bestehendes CRM-System? Falls ja, welches?
• [ ] Müssen Daten aus Legacy-Systemen migriert werden?
• [ ] Welche Datenformate liegen vor? (CSV, XML, SQL-Dumps, andere)

2. Technische Infrastruktur

2.1 Bestehende IT-Infrastruktur

• [ ] Wird On-Premise, Cloud oder Hybrid-Setup bevorzugt?
• [ ] Welcher Cloud-Provider wird verwendet? (AWS, Azure, Google Cloud, Hetzner, andere)
• [ ] Gibt es ein bestehendes Virtualisierungs-Setup? (VMware, Hyper-V, Proxmox, KVM)
• [ ] Welche Betriebssysteme sind im Einsatz?
• [ ] Gibt es ein zentrales Storage-System? (NAS, SAN, Object Storage)
• [ ] Internetbandbreite am Hauptstandort: ________________ Mbit/s

2.2 Netzwerk und Sicherheit

• [ ] Gibt es ein Active Directory / LDAP für Benutzerverwaltung?
• [ ] Welche Firewall-Lösung ist im Einsatz?
• [ ] Ist ein VPN für externe Zugriffe vorhanden?
• [ ] Gibt es Netzwerk-Segmentierung (DMZ, VLANs)?
• [ ] Welche Backup-Strategie wird verfolgt?
• [ ] Gibt es ein Monitoring-System?
• [ ] Welche Antivirus-/Security-Lösungen sind aktiv?

2.3 Compliance und Datenschutz

• [ ] Welche Compliance-Anforderungen bestehen? (DSGVO, ISO 27001, HIPAA, andere)
• [ ] Wo dürfen Daten gespeichert werden? (Deutschland, EU, weltweit)
• [ ] Gibt es spezielle Verschlüsselungsanforderungen?
• [ ] Müssen Audit-Logs geführt werden?
• [ ] Gibt es Anforderungen an die Datenaufbewahrung/Löschung?

3. VPS Hardware-Empfehlungen (Debian 12)

3.1 Small Setup (< 25 Benutzer, < 10.000 Dokumente)

VPS Konfiguration:

├── CPU: 4 vCPU Kerne (AMD EPYC/Intel Xeon)

├── RAM: 8-12 GB DDR4

├── Storage: 200-500 GB NVMe SSD

├── Netzwerk: 1 Gbit/s unmetered

└── Geschätzte Kosten: €25-45/Monat

Zusätzliche Services:

├── Backup-Storage: 500 GB (€5-10/Monat)

├── Load Balancer: Optional

└── CDN: Optional für bessere Performance

3.2 Medium Setup (25-100 Benutzer, 10.000-100.000 Dokumente)

VPS Konfiguration:

├── CPU: 8 vCPU Kerne (AMD EPYC/Intel Xeon)

├── RAM: 16-32 GB DDR4

├── Storage: 1-2 TB NVMe SSD

├── Netzwerk: 1 Gbit/s unmetered

└── Geschätzte Kosten: €60-120/Monat

Multi-Server Setup (empfohlen):

├── App-Server: 8 vCPU, 16 GB RAM, 500 GB SSD

├── DB-Server: 4 vCPU, 16 GB RAM, 1 TB NVMe

├── Storage-Server: 4 vCPU, 8 GB RAM, 2 TB SSD

└── Load Balancer: 2 vCPU, 4 GB RAM, 100 GB SSD

3.3 Large Setup (> 100 Benutzer, > 100.000 Dokumente)

VPS High-Availability Cluster:

├── 2x App-Server: je 16 vCPU, 32 GB RAM, 500 GB NVMe

├── 2x DB-Server: je 8 vCPU, 32 GB RAM, 2 TB NVMe

├── 1x Storage-Server: 8 vCPU, 16 GB RAM, 5-10 TB SSD

├── 1x Load Balancer: 4 vCPU, 8 GB RAM, 200 GB SSD

├── 1x Monitoring: 2 vCPU, 4 GB RAM, 200 GB SSD

└── Geschätzte Kosten: €300-600/Monat

3.4 Empfohlene VPS-Provider für Debian 12

• [ ] Hetzner Cloud (Deutschland): Beste Preis-/Leistung, DSGVO-konform
• [ ] Contabo (Deutschland): Günstige große Instanzen
• [ ] DigitalOcean (Weltweit): Einfache Skalierung
• [ ] Linode/Akamai (Weltweit): Hohe Performance
• [ ] OVH (Frankreich/Deutschland): EU-basiert, günstig

4. Systemarchitektur-Entscheidungen

4.1 Deployment-Strategie

• [ ] Single-Server: Alles auf einem VPS (bis 25 Benutzer)
• • Vorteile: Einfach, kostengünstig, weniger Komplexität
  • Nachteile: Single Point of Failure, begrenzte Skalierung
• [ ] Multi-Server: Getrennte Services (25-100 Benutzer)
• • Vorteile: Bessere Performance, einfachere Wartung
  • Nachteile: Höhere Kosten, mehr Konfigurationsaufwand
• [ ] High-Availability Cluster: Redundante Services (> 100 Benutzer)
• • Vorteile: Maximale Verfügbarkeit, beste Performance
  • Nachteile: Hohe Kosten, komplexe Konfiguration

4.2 Container vs. Native Installation

• [ ] Docker/Podman Container (empfohlen)
• • Vorteile: Einfache Updates, Isolation, Portabilität
  • Nachteile: Zusätzlicher Overhead, Container-Know-how nötig
• [ ] Native Debian-Installation
• • Vorteile: Maximale Performance, direkte Systemkontrolle
  • Nachteile: Komplexere Updates, potenzielle Konflikte

4.3 Datenbank-Setup

• [ ] Single Database: MySQL für SuiteCRM, PostgreSQL für Mayan
• [ ] Managed Database: Cloud-DB-Service verwenden
• [ ] Database Cluster: Master-Slave-Replikation für HA

5. Netzwerk-Konfiguration

5.1 Domain und SSL

• [ ] Welche Domain soll verwendet werden?
• • SuiteCRM: crm.unternehmen.de
  • Mayan EDMS: docs.unternehmen.de
• [ ] SSL-Zertifikat-Präferenz?
• • [ ] Let's Encrypt (kostenlos, automatisch)
  • [ ] Commercial SSL (Wildcard, EV)
  • [ ] Internal CA (für interne Nutzung)

5.2 Zugriffskontrolle

• [ ] Soll der Zugriff auf bestimmte IP-Bereiche beschränkt werden?
• [ ] Wird VPN-only Zugriff gewünscht?
• [ ] Benötigen Sie geografische Zugriffsbeschränkungen?
• [ ] 2FA/MFA-Anforderungen vorhanden?

5.3 Performance-Optimierung

• [ ] CDN für statische Inhalte gewünscht?
• [ ] Caching-Strategy (Redis, Memcached)?
• [ ] Content Compression aktivieren?

6. Backup und Disaster Recovery

6.1 Backup-Strategie

• [ ] RPO (Recovery Point Objective): Maximaler Datenverlust in Stunden: ____
• [ ] RTO (Recovery Time Objective): Maximale Downtime in Stunden: ____
• [ ] Bevorzugte Backup-Häufigkeit:
• • [ ] Stündlich (kritische Systeme)
  • [ ] Alle 4 Stunden
  • [ ] Täglich
  • [ ] Wöchentlich
• [ ] Gewünschte Aufbewahrungsdauer:
• • [ ] 30 Tage
  • [ ] 90 Tage
  • [ ] 1 Jahr
  • [ ] Langzeitarchivierung

6.2 Disaster Recovery

• [ ] Ist ein Disaster Recovery-Standort verfügbar?
• [ ] Automatisches Failover gewünscht oder manuell?
• [ ] Budget für DR-Infrastruktur: ________________

7. Wartung und Support

7.1 Interne Ressourcen

• [ ] Gibt es interne Linux-Administratoren?
• [ ] PHP/Python-Entwicklungskenntnisse vorhanden?
• [ ] Datenbank-Administration-Know-how?
• [ ] 24/7 IT-Support verfügbar oder nur Geschäftszeiten?

7.2 Update- und Wartungsfenster

• [ ] Bevorzugte Wartungszeiten:
• • [ ] Werktags nach Geschäftsschluss
  • [ ] Wochenende
  • [ ] Nachts (automatisch)
• [ ] Toleranz für kurze Ausfallzeiten bei Updates?
• [ ] Staging-Umgebung für Tests gewünscht?

7.3 Monitoring und Alerting

• [ ] Gewünschte Monitoring-Level:
• • [ ] Basic (Server-Status, Diskspace)
  • [ ] Standard (+ Application Performance)
  • [ ] Advanced (+ Business Metriken)
• [ ] Alert-Kanäle:
• • [ ] E-Mail
  • [ ] SMS
  • [ ] Slack/Teams
  • [ ] Webhook

8. Budget und Timeline

8.1 Budgetrahmen

• [ ] Einmalige Implementierungskosten: ________________ €
• [ ] Monatliche Betriebskosten: ________________ €
• [ ] Jährliches Wartungsbudget: ________________ €

8.2 Projektplanung

• [ ] Gewünschter Go-Live-Termin: ________________
• [ ] Kritische Geschäftstermine zu beachten?
• [ ] Pilotphase mit begrenzter Nutzergruppe gewünscht?
• [ ] Parallelbetrieb mit Alt-System geplant?

9. Debian 12 Spezifische Konfiguration

9.1 System-Requirements Checkliste

# Minimale Debian 12 Pakete

- [ ] apache2 / nginx

- [ ] php8.2-fpm + Extensions

- [ ] mysql-server / postgresql

- [ ] python3.11 + pip

- [ ] redis-server

- [ ] fail2ban

- [ ] ufw / iptables

- [ ] certbot

- [ ] backup-tools (rsync, duplicity)

9.2 Security Hardening

• [ ] Automatische Security Updates aktivieren?
• [ ] SSH-Key-only Authentication?
• [ ] Custom SSH-Port verwenden?
• [ ] Rootkit-Scanner installieren?
• [ ] Log-Monitoring (logwatch, etc.)?

10. Go-Live Checklist

10.1 Pre-Production Tests

• [ ] Load Testing durchgeführt
• [ ] Security Scan abgeschlossen
• [ ] Backup/Recovery getestet
• [ ] Performance Baseline erstellt
• [ ] Benutzer-Acceptance-Test erfolgreich

10.2 Production Readiness

• [ ] DNS-Records konfiguriert
• [ ] SSL-Zertifikate installiert
• [ ] Monitoring aktiviert
• [ ] Backup-Jobs eingerichtet
• [ ] Dokumentation erstellt
• [ ] Support-Prozesse definiert

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