# Fragenkatalog: SuiteCRM + Mayan EDMS Systemintegration ## 1. Unternehmensanalyse und Anforderungen ### 1.1 Unternehmensgröße und -struktur - \[ \] Wie viele Mitarbeiter nutzen das CRM-System gleichzeitig? (< 10 / 10-50 / 50-200 / > 200) - \[ \] Wie viele Kunden/Kontakte sollen verwaltet werden? (< 1.000 / 1.000-10.000 / 10.000-100.000 / > 100.000) - \[ \] Wie viele Standorte/Niederlassungen gibt es? - \[ \] Arbeiten Mitarbeiter remote oder ausschließlich vor Ort? - \[ \] Gibt es saisonale Schwankungen in der Systemnutzung? ### 1.2 Dokumentenvolumen und -types - \[ \] Wie viele Dokumente werden täglich verarbeitet? (< 100 / 100-1.000 / 1.000-10.000 / > 10.000) - \[ \] Durchschnittliche Dokumentengröße? (< 1MB / 1-10MB / 10-100MB / > 100MB) - \[ \] Welche Dokumententypen sind primär zu verwalten? (PDF, Office, Bilder, E-Mails, Verträge) - \[ \] Benötigen Sie OCR-Funktionalität für gescannte Dokumente? - \[ \] Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden? (Compliance-Anforderungen) ### 1.3 Integration und Legacy-Systeme - \[ \] Welche bestehenden Systeme müssen integriert werden? - - \[ \] ERP-System (SAP, Odoo, andere): \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ - \[ \] E-Mail-System (Exchange, Google Workspace, andere): \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ - \[ \] Telefonie/CTI-System: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ - \[ \] Buchhaltungssoftware: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ - \[ \] Marketing-Tools: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ - \[ \] Helpdesk/Ticketing-System: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ - \[ \] Gibt es ein bestehendes CRM-System? Falls ja, welches? - \[ \] Müssen Daten aus Legacy-Systemen migriert werden? - \[ \] Welche Datenformate liegen vor? (CSV, XML, SQL-Dumps, andere) ## 2. Technische Infrastruktur ### 2.1 Bestehende IT-Infrastruktur - \[ \] Wird On-Premise, Cloud oder Hybrid-Setup bevorzugt? - \[ \] Welcher Cloud-Provider wird verwendet? (AWS, Azure, Google Cloud, Hetzner, andere) - \[ \] Gibt es ein bestehendes Virtualisierungs-Setup? (VMware, Hyper-V, Proxmox, KVM) - \[ \] Welche Betriebssysteme sind im Einsatz? - \[ \] Gibt es ein zentrales Storage-System? (NAS, SAN, Object Storage) - \[ \] Internetbandbreite am Hauptstandort: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ Mbit/s ### 2.2 Netzwerk und Sicherheit - \[ \] Gibt es ein Active Directory / LDAP für Benutzerverwaltung? - \[ \] Welche Firewall-Lösung ist im Einsatz? - \[ \] Ist ein VPN für externe Zugriffe vorhanden? - \[ \] Gibt es Netzwerk-Segmentierung (DMZ, VLANs)? - \[ \] Welche Backup-Strategie wird verfolgt? - \[ \] Gibt es ein Monitoring-System? - \[ \] Welche Antivirus-/Security-Lösungen sind aktiv? ### 2.3 Compliance und Datenschutz - \[ \] Welche Compliance-Anforderungen bestehen? (DSGVO, ISO 27001, HIPAA, andere) - \[ \] Wo dürfen Daten gespeichert werden? (Deutschland, EU, weltweit) - \[ \] Gibt es spezielle Verschlüsselungsanforderungen? - \[ \] Müssen Audit-Logs geführt werden? - \[ \] Gibt es Anforderungen an die Datenaufbewahrung/Löschung? ## 3. VPS Hardware-Empfehlungen (Debian 12) ### 3.1 Small Setup (< 25 Benutzer, < 10.000 Dokumente) VPS Konfiguration: ├── CPU: 4 vCPU Kerne (AMD EPYC/Intel Xeon) ├── RAM: 8-12 GB DDR4 ├── Storage: 200-500 GB NVMe SSD ├── Netzwerk: 1 Gbit/s unmetered └── Geschätzte Kosten: €25-45/Monat Zusätzliche Services: ├── Backup-Storage: 500 GB (€5-10/Monat) ├── Load Balancer: Optional └── CDN: Optional für bessere Performance ### 3.2 Medium Setup (25-100 Benutzer, 10.000-100.000 Dokumente) VPS Konfiguration: ├── CPU: 8 vCPU Kerne (AMD EPYC/Intel Xeon) ├── RAM: 16-32 GB DDR4 ├── Storage: 1-2 TB NVMe SSD ├── Netzwerk: 1 Gbit/s unmetered └── Geschätzte Kosten: €60-120/Monat Multi-Server Setup (empfohlen): ├── App-Server: 8 vCPU, 16 GB RAM, 500 GB SSD ├── DB-Server: 4 vCPU, 16 GB RAM, 1 TB NVMe ├── Storage-Server: 4 vCPU, 8 GB RAM, 2 TB SSD └── Load Balancer: 2 vCPU, 4 GB RAM, 100 GB SSD ### 3.3 Large Setup (> 100 Benutzer, > 100.000 Dokumente) VPS High-Availability Cluster: ├── 2x App-Server: je 16 vCPU, 32 GB RAM, 500 GB NVMe ├── 2x DB-Server: je 8 vCPU, 32 GB RAM, 2 TB NVMe ├── 1x Storage-Server: 8 vCPU, 16 GB RAM, 5-10 TB SSD ├── 1x Load Balancer: 4 vCPU, 8 GB RAM, 200 GB SSD ├── 1x Monitoring: 2 vCPU, 4 GB RAM, 200 GB SSD └── Geschätzte Kosten: €300-600/Monat ### 3.4 Empfohlene VPS-Provider für Debian 12 - \[ \] **Hetzner Cloud** (Deutschland): Beste Preis-/Leistung, DSGVO-konform - \[ \] **Contabo** (Deutschland): Günstige große Instanzen - \[ \] **DigitalOcean** (Weltweit): Einfache Skalierung - \[ \] **Linode/Akamai** (Weltweit): Hohe Performance - \[ \] **OVH** (Frankreich/Deutschland): EU-basiert, günstig ## 4. Systemarchitektur-Entscheidungen ### 4.1 Deployment-Strategie - \[ \] **Single-Server**: Alles auf einem VPS (bis 25 Benutzer) - - Vorteile: Einfach, kostengünstig, weniger Komplexität - Nachteile: Single Point of Failure, begrenzte Skalierung - \[ \] **Multi-Server**: Getrennte Services (25-100 Benutzer) - - Vorteile: Bessere Performance, einfachere Wartung - Nachteile: Höhere Kosten, mehr Konfigurationsaufwand - \[ \] **High-Availability Cluster**: Redundante Services (> 100 Benutzer) - - Vorteile: Maximale Verfügbarkeit, beste Performance - Nachteile: Hohe Kosten, komplexe Konfiguration ### 4.2 Container vs. Native Installation - \[ \] **Docker/Podman Container** (empfohlen) - - Vorteile: Einfache Updates, Isolation, Portabilität - Nachteile: Zusätzlicher Overhead, Container-Know-how nötig - \[ \] **Native Debian-Installation** - - Vorteile: Maximale Performance, direkte Systemkontrolle - Nachteile: Komplexere Updates, potenzielle Konflikte ### 4.3 Datenbank-Setup - \[ \] **Single Database**: MySQL für SuiteCRM, PostgreSQL für Mayan - \[ \] **Managed Database**: Cloud-DB-Service verwenden - \[ \] **Database Cluster**: Master-Slave-Replikation für HA ## 5. Netzwerk-Konfiguration ### 5.1 Domain und SSL - \[ \] Welche Domain soll verwendet werden? - - SuiteCRM: [crm.unternehmen.de](https://crm.unternehmen.de) - Mayan EDMS: [docs.unternehmen.de](https://docs.unternehmen.de) - \[ \] SSL-Zertifikat-Präferenz? - - \[ \] Let's Encrypt (kostenlos, automatisch) - \[ \] Commercial SSL (Wildcard, EV) - \[ \] Internal CA (für interne Nutzung) ### 5.2 Zugriffskontrolle - \[ \] Soll der Zugriff auf bestimmte IP-Bereiche beschränkt werden? - \[ \] Wird VPN-only Zugriff gewünscht? - \[ \] Benötigen Sie geografische Zugriffsbeschränkungen? - \[ \] 2FA/MFA-Anforderungen vorhanden? ### 5.3 Performance-Optimierung - \[ \] CDN für statische Inhalte gewünscht? - \[ \] Caching-Strategy (Redis, Memcached)? - \[ \] Content Compression aktivieren? ## 6. Backup und Disaster Recovery ### 6.1 Backup-Strategie - \[ \] **RPO (Recovery Point Objective)**: Maximaler Datenverlust in Stunden: \_\_\_\_ - \[ \] **RTO (Recovery Time Objective)**: Maximale Downtime in Stunden: \_\_\_\_ - \[ \] Bevorzugte Backup-Häufigkeit: - - \[ \] Stündlich (kritische Systeme) - \[ \] Alle 4 Stunden - \[ \] Täglich - \[ \] Wöchentlich - \[ \] Gewünschte Aufbewahrungsdauer: - - \[ \] 30 Tage - \[ \] 90 Tage - \[ \] 1 Jahr - \[ \] Langzeitarchivierung ### 6.2 Disaster Recovery - \[ \] Ist ein Disaster Recovery-Standort verfügbar? - \[ \] Automatisches Failover gewünscht oder manuell? - \[ \] Budget für DR-Infrastruktur: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ ## 7. Wartung und Support ### 7.1 Interne Ressourcen - \[ \] Gibt es interne Linux-Administratoren? - \[ \] PHP/Python-Entwicklungskenntnisse vorhanden? - \[ \] Datenbank-Administration-Know-how? - \[ \] 24/7 IT-Support verfügbar oder nur Geschäftszeiten? ### 7.2 Update- und Wartungsfenster - \[ \] Bevorzugte Wartungszeiten: - - \[ \] Werktags nach Geschäftsschluss - \[ \] Wochenende - \[ \] Nachts (automatisch) - \[ \] Toleranz für kurze Ausfallzeiten bei Updates? - \[ \] Staging-Umgebung für Tests gewünscht? ### 7.3 Monitoring und Alerting - \[ \] Gewünschte Monitoring-Level: - - \[ \] Basic (Server-Status, Diskspace) - \[ \] Standard (+ Application Performance) - \[ \] Advanced (+ Business Metriken) - \[ \] Alert-Kanäle: - - \[ \] E-Mail - \[ \] SMS - \[ \] Slack/Teams - \[ \] Webhook ## 8. Budget und Timeline ### 8.1 Budgetrahmen - \[ \] Einmalige Implementierungskosten: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ € - \[ \] Monatliche Betriebskosten: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ € - \[ \] Jährliches Wartungsbudget: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ € ### 8.2 Projektplanung - \[ \] Gewünschter Go-Live-Termin: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ - \[ \] Kritische Geschäftstermine zu beachten? - \[ \] Pilotphase mit begrenzter Nutzergruppe gewünscht? - \[ \] Parallelbetrieb mit Alt-System geplant? ## 9. Debian 12 Spezifische Konfiguration ### 9.1 System-Requirements Checkliste \# Minimale Debian 12 Pakete \- \[ \] apache2 / nginx \- \[ \] php8.2-fpm + Extensions \- \[ \] mysql-server / postgresql \- \[ \] python3.11 + pip \- \[ \] redis-server \- \[ \] fail2ban \- \[ \] ufw / iptables \- \[ \] certbot \- \[ \] backup-tools (rsync, duplicity) ### 9.2 Security Hardening - \[ \] Automatische Security Updates aktivieren? - \[ \] SSH-Key-only Authentication? - \[ \] Custom SSH-Port verwenden? - \[ \] Rootkit-Scanner installieren? - \[ \] Log-Monitoring (logwatch, etc.)? ## 10. Go-Live Checklist ### 10.1 Pre-Production Tests - \[ \] Load Testing durchgeführt - \[ \] Security Scan abgeschlossen - \[ \] Backup/Recovery getestet - \[ \] Performance Baseline erstellt - \[ \] Benutzer-Acceptance-Test erfolgreich ### 10.2 Production Readiness - \[ \] DNS-Records konfiguriert - \[ \] SSL-Zertifikate installiert - \[ \] Monitoring aktiviert - \[ \] Backup-Jobs eingerichtet - \[ \] Dokumentation erstellt - \[ \] Support-Prozesse definiert **Ausgefüllt von:** \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ **Datum:** \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ **Nächste Review:** \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_