# Use Case: Mayan EDMS als Rückgrat für unternehmensweite Prozesse

# 🌐 Use Case: Mayan EDMS als Rückgrat für unternehmensweite Prozesse

## 1. Leitidee

„Im inne des Best-of-Breed-Ansatzes aus Open Innovation wird Mayan EDMS zum Rückgrat eines durchgängigen Datenflusses – nicht als isoliertes Archiv, sondern als verbindende Prozess- und Dokumentendrehscheibe im gesamten Unternehmen.

Um diesen strategischen Ansatz greifbar zu machen, zeigt sich die Stärke von Mayan besonders in den Prozessketten – vom Einkauf über Vertrieb und Personal bis hin zu Projekten: Mayan steuert den gesamten Datenfluss, während die Buchhaltung nur noch das finale Ergebnis übernimmt.

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## 2. Prozessketten mit Mayan

### **A. Einkauf → Zahlung**

1. **Bedarfsmeldung**: Mitarbeiter lädt Anforderung (PDF/DOC) in Mayan.
    - Metadaten: Kostenstelle, Projekt, Bedarf.
2. **Bestellung**: Einkaufsabteilung erzeugt Bestellung und verknüpft sie mit Bedarf.
3. **Lieferdokumente**: Lieferschein wird gescannt/automatisch importiert.
4. **Eingangsrechnung**: Rechnung per E-Mail oder Scan ins System.
    - OCR liest Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant.
    - Metadaten in Mayan gespeichert.
5. **Workflow**:
    - Prüfung gegen Bestellung + Lieferschein (3-Wege-Match).
    - Freigabe-Workflow startet (digital signieren).
6. **Übergabe an Buchhaltung**:
    - Metadaten via API/CSV an ERP oder DATEV übergeben.
    - FiBu erstellt Zahlungsvorschlag.

<span style="white-space: pre-wrap;">👉 </span>**Mayan liefert Prozess- und Dokumentensicht, FiBu nur die finale Buchung.**

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### **B. Vertrieb → Zahlungseingang**

1. **Angebot**: Vertriebsmitarbeiter erstellt Angebot, legt es in Mayan ab.
    - Verknüpft mit CRM/ERP.
2. **Auftrag**: Auftrag vom Kunden wird hochgeladen, Metadaten: Kunde, Projekt, Auftragswert.
3. **Leistung/Delivery**: Projektberichte, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle gespeichert.
4. **Ausgangsrechnung**: Automatisch erzeugt (z. B. aus ERP) und in Mayan archiviert.
5. **Workflow**: Statusüberwachung (offen, bezahlt, überfällig).
6. **Buchhaltung**: Zahlungseingang wird automatisch abgeglichen (offene Posten).

<span style="white-space: pre-wrap;">👉 </span>**Management sieht in Mayan die Prozesshistorie + Deckungsbeitrag**<span style="white-space: pre-wrap;"> – nicht nur die Zahlung.</span>

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### **C. Personal → Gehaltszahlung**

1. **Bewerbung**: Bewerbung geht per E-Mail ein → automatisch in Mayan.
2. **Vertragsdokument**: HR erstellt Vertrag, speichert ihn revisionssicher.
3. **Mitarbeiterakte**: Enthält Vertrag, Schulungen, Zeugnisse, Abmahnungen.
4. **Zeiterfassung**: Export/Import aus HR-Tool oder manuell hochgeladen.
5. **Workflow**: Daten (Arbeitszeit, Abwesenheiten) steuern Lohnabrechnung.
6. **Buchhaltung**: Gehaltsabrechnung (DATEV, Lexware) bekommt CSV/JSON aus Mayan.

<span style="white-space: pre-wrap;">👉 </span>**HR- und Personalkosten werden dokumentengetrieben transparent.**

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### **D. Projekte → Kosten- und Zahlungsströme**

1. **Projektstart**: Projektakte in Mayan anlegen (Pflichtenheft, Vertrag).
2. **Leistungsnachweise**: Mitarbeiterberichte, Abnahmen hochladen.
3. **Teilrechnungen/Abschläge**: Rechnungen automatisch mit Projektakte verknüpft.
4. **Workflow**: Prüfung, ob alle Nachweise da sind, bevor Zahlung ausgelöst wird.
5. **Buchhaltung**: erhält geprüfte Metadaten → reduziert Fehler.
6. **Management**<span style="white-space: pre-wrap;">: Projektakte zeigt </span>**Kostenentwicklung &amp; Wirtschaftlichkeit**.

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## 3. Ganzheitliches Kostenmanagement mit Mayan

- **Dokumentenbasiert**: Jeder Kostenfluss wird durch Dokumente gestützt.
- **Prozessübergreifend**: Einkauf, Vertrieb, HR, Projekte → alles in einer Plattform.
- **Zahlung als Endpunkt**<span style="white-space: pre-wrap;">: Mayan sorgt dafür, dass </span>**jede Zahlung begründet, geprüft und nachvollziehbar**<span style="white-space: pre-wrap;"> ist.</span>
- **Integration**<span style="white-space: pre-wrap;">: Buchhaltung bekommt </span>**nur die freigegebenen Metadaten**, nicht das Chaos der Dokumente.

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## 4. Fazit

- **Buchhaltung ist wichtig, aber nachgelagert.**
- **Mayan EDMS bildet die Wertschöpfungskette ab, nicht nur den Zahlungsvorgang.**
- Ergebnis:
    - Transparenz über Kostenentstehung,
    - Revisionssicherheit,
    - Effizienz durch digitale Workflows,
    - Ganzheitliches Kostenmanagement statt reiner Buchführung.