Use Case: Mayan EDMS als Rückgrat für unternehmensweite Prozesse

🌐 Use Case: Mayan EDMS als Rückgrat für unternehmensweite Prozesse 

 1. Leitidee 

 „Im inne des Best-of-Breed-Ansatzes aus Open Innovation wird Mayan EDMS zum Rückgrat eines durchgängigen Datenflusses – nicht als isoliertes Archiv, sondern als verbindende Prozess- und Dokumentendrehscheibe im gesamten Unternehmen. 

 Um diesen strategischen Ansatz greifbar zu machen, zeigt sich die Stärke von Mayan besonders in den Prozessketten – vom Einkauf über Vertrieb und Personal bis hin zu Projekten: Mayan steuert den gesamten Datenfluss, während die Buchhaltung nur noch das finale Ergebnis übernimmt. 

 

 2. Prozessketten mit Mayan 

 A. Einkauf → Zahlung 

 Bedarfsmeldung : Mitarbeiter lädt Anforderung (PDF/DOC) in Mayan. Metadaten: Kostenstelle, Projekt, Bedarf. Bestellung : Einkaufsabteilung erzeugt Bestellung und verknüpft sie mit Bedarf. Lieferdokumente : Lieferschein wird gescannt/automatisch importiert. Eingangsrechnung : Rechnung per E-Mail oder Scan ins System. OCR liest Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant. Metadaten in Mayan gespeichert. Workflow : Prüfung gegen Bestellung + Lieferschein (3-Wege-Match). Freigabe-Workflow startet (digital signieren). Übergabe an Buchhaltung : Metadaten via API/CSV an ERP oder DATEV übergeben. FiBu erstellt Zahlungsvorschlag. 

 👉 Mayan liefert Prozess- und Dokumentensicht, FiBu nur die finale Buchung. 

 

 B. Vertrieb → Zahlungseingang 

 Angebot : Vertriebsmitarbeiter erstellt Angebot, legt es in Mayan ab. Verknüpft mit CRM/ERP. Auftrag : Auftrag vom Kunden wird hochgeladen, Metadaten: Kunde, Projekt, Auftragswert. Leistung/Delivery : Projektberichte, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle gespeichert. Ausgangsrechnung : Automatisch erzeugt (z. B. aus ERP) und in Mayan archiviert. Workflow : Statusüberwachung (offen, bezahlt, überfällig). Buchhaltung : Zahlungseingang wird automatisch abgeglichen (offene Posten). 

 👉 Management sieht in Mayan die Prozesshistorie + Deckungsbeitrag – nicht nur die Zahlung. 

 

 C. Personal → Gehaltszahlung 

 Bewerbung : Bewerbung geht per E-Mail ein → automatisch in Mayan. Vertragsdokument : HR erstellt Vertrag, speichert ihn revisionssicher. Mitarbeiterakte : Enthält Vertrag, Schulungen, Zeugnisse, Abmahnungen. Zeiterfassung : Export/Import aus HR-Tool oder manuell hochgeladen. Workflow : Daten (Arbeitszeit, Abwesenheiten) steuern Lohnabrechnung. Buchhaltung : Gehaltsabrechnung (DATEV, Lexware) bekommt CSV/JSON aus Mayan. 

 👉 HR- und Personalkosten werden dokumentengetrieben transparent. 

 

 D. Projekte → Kosten- und Zahlungsströme 

 Projektstart : Projektakte in Mayan anlegen (Pflichtenheft, Vertrag). Leistungsnachweise : Mitarbeiterberichte, Abnahmen hochladen. Teilrechnungen/Abschläge : Rechnungen automatisch mit Projektakte verknüpft. Workflow : Prüfung, ob alle Nachweise da sind, bevor Zahlung ausgelöst wird. Buchhaltung : erhält geprüfte Metadaten → reduziert Fehler. Management : Projektakte zeigt Kostenentwicklung & Wirtschaftlichkeit . 

 

 3. Ganzheitliches Kostenmanagement mit Mayan 

 Dokumentenbasiert : Jeder Kostenfluss wird durch Dokumente gestützt. Prozessübergreifend : Einkauf, Vertrieb, HR, Projekte → alles in einer Plattform. Zahlung als Endpunkt : Mayan sorgt dafür, dass jede Zahlung begründet, geprüft und nachvollziehbar ist. Integration : Buchhaltung bekommt nur die freigegebenen Metadaten , nicht das Chaos der Dokumente. 

 

 4. Fazit 

 Buchhaltung ist wichtig, aber nachgelagert. Mayan EDMS bildet die Wertschöpfungskette ab, nicht nur den Zahlungsvorgang. Ergebnis: Transparenz über Kostenentstehung, Revisionssicherheit, Effizienz durch digitale Workflows, Ganzheitliches Kostenmanagement statt reiner Buchführung.