Vorlagen Template Prozessdokumentation Tags Verstanden. Ich formatiere die Tabelle exakt als reinen Markdown-Text (ohne Code-Block), damit du sie durch einfaches Markieren kopieren und in dein System einfügen kannst. Dokumenttyp Tag-Schlüssel Zulässige Werte Dokumenttyp Tag-Schlüssel Zulässige Werte Prozess Dokumenttyp Prozess Prozess Reifegrad Initial · Definiert · Etabliert · Optimiert Prozess Prozessart Managementprozess · Kernprozess · Unterstützungsprozess Prozess System (z.B. Active Directory, Fachanwendung X, Ticket-System, …) Prozess Rolle (z.B. Fachadministrator AD, Antragssteller Fachbereich, …) Prozess Geltungsbereich Unternehmen · IT-Abteilung · Prozess Kritikalität normal · hoch · sehr hoch Prozess Kunde (optional) Richtlinie Dokumenttyp Richtlinie Richtlinie Geltungsbereich Unternehmen · Richtlinie Verbindlichkeit Verpflichtend · Empfehlung · Information Richtlinie Prozess (z.B. Benutzeranlage im Active Directory, Rechteänderung in Fachanwendungen, Rechte-Review, …) Richtlinie Rolle (z.B. Informationssicherheitsbeauftragter, Prozesseigner Berechtigungsmanagement, …) Richtlinie Kritikalität normal · hoch · sehr hoch Richtlinie Kunde (optional) Arbeitsanweisung Dokumenttyp Arbeitsanweisung Arbeitsanweisung Prozess Arbeitsanweisung System Arbeitsanweisung Rolle (z.B. Service Desk, Fachadministrator Fachanwendung X, …) Arbeitsanweisung Geltungsbereich IT-Abteilung · Arbeitsanweisung Kunde (optional) Rolle Dokumenttyp Rolle Rolle Rolle (z.B. Fachadministrator Active Directory, Antragssteller Fachbereich, Informationssicherheitsbeauftragter, …) Rolle Bereich (z.B. IT-Betrieb, Fachbereiche, Informationssicherheit) Rolle Kritikalität normal · hoch · sehr hoch Rolle Geltungsbereich Unternehmen · Rolle Kunde (optional) System Dokumenttyp System System System (z.B. Active Directory, Fachanwendung X, Ticket-System, …) System Systemtyp Verzeichnisdienst · Fachanwendung · Datenbank · Infrastruktur · Sonstiges System Kritikalität normal · hoch · sehr hoch System Geltungsbereich Unternehmen · · System Kunde (optional) (quer) Kunde (wird zusätzlich bei Bedarf auf allen Dokumenttypen verwendet) Tag-Schlüssel: Reifegrad Mögliche Werte: Initial Definiert Etabliert Optimiert Verwendung: Auf Prozess‑Seiten, optional auch auf Richtlinien/Arbeitsanweisungen, um den Reifegrad des Prozesses/Regelwerks zu kennzeichnen. 2. Prozessart Tag-Schlüssel: Prozessart Mögliche Werte: Managementprozess Kernprozess Unterstützungsprozess Verwendung: Auf Prozess‑Seiten, um die Ebene in der Prozesslandkarte zu markieren. 3. Dokumenttyp Tag-Schlüssel: Dokumenttyp Mögliche Werte: Prozess Richtlinie Arbeitsanweisung Rolle System Verwendung: Auf allen Seiten, damit du quer über Books hinweg nach Dokumentarten filtern kannst. 4. System Tag-Schlüssel: System Mögliche Werte (Beispiele): Active Directory Fachanwendung X Ticket-System Mail-Server VPN-Gateway Verwendung: Auf Prozessen, Arbeitsanweisungen, Rollen und Systemseiten – überall dort, wo das System fachlich relevant ist. 5. Rolle Tag-Schlüssel: Rolle Mögliche Werte (Beispiele): Fachadministrator AD Antragssteller Fachbereich Service Desk Systemverantwortlicher Fachanwendung X Informationssicherheitsbeauftragter Verwendung: Auf Prozessen, Arbeitsanweisungen, Rollen‑Seiten – überall dort, wo die Rolle eine Aufgabe oder Verantwortung hat. 6. Geltungsbereich Tag-Schlüssel: Geltungsbereich Mögliche Werte (Beispiele): Unternehmen IT-Abteilung Standort Berlin Kunde A Verwendung: Vor allem auf Richtlinien und Prozessen, um den organisatorischen Scope zu markieren. 7. Verbindlichkeit Tag-Schlüssel: Verbindlichkeit Mögliche Werte: Verpflichtend Empfehlung Information Verwendung: Auf Richtlinien, ggf. auch auf Arbeitsanweisungen. 8. Kritikalität Tag-Schlüssel: Kritikalität Mögliche Werte (Beispiele): normal hoch sehr hoch Verwendung: Auf System‑, Rollen‑ und ggf. Prozess‑Seiten (z.B. besonders kritische Prozesse/Assets). 9. Kunde (optional, falls mehrere Kunden in einem BookStack) Tag-Schlüssel: Kunde Mögliche Werte (Beispiele): Kunde Müller Kunde Meier Verwendung: Auf allen Seiten, die einem bestimmten Kunden zugeordnet sind; hilfreich, wenn du Mandanten in einer Instanz abbildest. 10. Prozessbezug (optional, für Richtlinien/Arbeitsanweisungen) Tag-Schlüssel: Prozess Mögliche Werte (Beispiele): Benutzeranlage im Active Directory Rechteänderung in Fachanwendungen Rechte-Review Verwendung: Auf Richtlinien und Arbeitsanweisungen, damit du alle Dokumente zu einem Prozess zusammenfindest. Wenn du willst, mache ich dir im nächsten Schritt eine kurze „Tag-Matrix“ (Tabelle), welche Tags du für welchen Dokumenttyp (Prozess, Richtlinie, Arbeitsanweisung, Rolle, System) standardmäßig setzen willst. Template Kopfzeilen Verstanden – du möchtest die Kopfzeilen in BookStack als übersichtliche, zweispaltige Tabellen einbauen, damit sie sich visuell vom Fließtext abheben und als Kopiervorlage dienen. Hier sind die Kopfzeilen exakt als Markdown-Tabellen formatiert, fertig zum Einfügen in deine BookStack-Templates. Kopfzeile – Prozess Metadaten Wert Kennung PR- Reifegrad Initial / Definiert / Etabliert / Optimiert Prozessart Managementprozess / Kernprozess / Unterstützungsprozess Prozessverantwortlicher Rolle – Prozesseigner Rolle – Betroffene Systeme System – , System – Beteiligte Rollen Rolle – , Rolle – Kritikalität normal / hoch / sehr hoch Kopfzeile – Richtlinie Metadaten Wert Kennung RL- Geltungsbereich Verbindlichkeit Verpflichtend / Empfehlung / Information Verantwortlich Rolle – Betroffene Prozesse Prozess – , Prozess – Kritikalität normal / hoch / sehr hoch Kopfzeile – Arbeitsanweisung (SOP) Metadaten Wert Kennung SOP- Zugehöriger Prozess Prozess – Zielgruppe Rolle – Geltungsbereich Benötigte Systeme System – , System – Kopfzeile – Rolle Metadaten Wert Metadaten Wert Kennung ROL- Organisatorische Zuordnung Geltungsbereich Kritikalität normal / hoch / sehr hoch Kopfzeile – System Metadaten Wert Kennung SYS- Systemtyp Verzeichnisdienst / Fachanwendung / Datenbank / Infrastruktur / Sonstiges Verantwortlich Rolle – Geltungsbereich Kritikalität normal / hoch / sehr hoch Template Rollen Hier ist der erweiterte Katalog, in dem auch die operativen Schnittstellen zum Kunden (Kundenservice, Auftragsannahme, Field Service usw.) und weitere typische mittelständische Rollen berücksichtigt sind. Erweiterter Rollenkatalog für mittelständische Unternehmen Rollenname (BookStack-Titel) Bereich / Abteilung Kernaufgaben & Bezug zu Systemen/Prozessen Rollenname (BookStack-Titel) Bereich / Abteilung Kernaufgaben & Bezug zu Systemen/Prozessen Rolle – Geschäftsführung Geschäftsleitung Strategie, Budgetfreigabe, oberste Prozess- und Risikoverantwortung. Rolle – Assistenz der Geschäftsführung Geschäftsleitung Vorbereitung von Entscheidungen, Zugriff auf vertrauliche Dokumente. Rolle – Informationssicherheitsbeauftragter (ISB) Governance / Compliance Steuerung des ISMS, Risikomanagement, Security-Vorgaben. Rolle – Datenschutzbeauftragter (DSB) Governance / Compliance Überwachung des Datenschutzes, Freigabe datenschutzrelevanter Prozesse. Rolle – Personalleitung (HR-Manager) Personalwesen (HR) Eigner der HR-Prozesse, Freigabe von Personalbudgets. Rolle – Personalreferent (HR-Generalist) Personalwesen (HR) Recruiting, On-/Offboarding, Pflege der Personalakten (HR-System). Rolle – Lohn- und Gehaltsbuchhalter Personalwesen (HR) Abrechnung, Meldewesen, regulierter Zugriff auf Finanz-/Gehaltsdaten. Rolle – Leiter Finanz- und Rechnungswesen Finanzen / Controlling Eigner der Finanzprozesse, Datenverantwortlicher für Finanzdaten. Rolle – Finanzbuchhalter Finanzen / Buchhaltung Debitoren/Kreditoren, Zahlläufe, Buchen von Belegen (ERP-/FiBu-System). Rolle – Controller Finanzen / Controlling Auswertungen, KPI-Tracking, Zugriff auf BI-Systeme. Rolle – Leiter Einkauf Einkauf / Beschaffung Eigner der Beschaffungsprozesse, Lieferantenmanagement. Rolle – Operativer Einkäufer Einkauf / Beschaffung Einholen von Angeboten, Bestellauslösung im ERP, Rechnungsprüfung. Rolle – Leiter Vertrieb / Sales Manager Vertrieb (Sales) Eigner der Vertriebsprozesse, Rabattfreigaben, Datenverantwortlicher für Kundendaten. Rolle – Vertriebsmitarbeiter (Außendienst / Key Account) Vertrieb (Sales) Kundenbetreuung, Angebotserstellung, Vertragsverhandlungen (CRM-System, mobil). Rolle – Mitarbeiter Vertriebsinnendienst Vertrieb (Sales) Vorqualifizierung von Leads, Unterstützung bei der Angebotserstellung, Stammdatenpflege. Rolle – Mitarbeiter Auftragsannahme / Order Management Customer Service / Order Processing Erfassung von Kundenbestellungen (manuell oder EDI), Anlage von Aufträgen im ERP, Lieferterminprüfung. Rolle – Leiter Kundenservice / Customer Support Manager Customer Service Eigner der Service-Prozesse, Eskalationsmanagement bei Kundenbeschwerden. Rolle – Mitarbeiter Kundenservice / Customer Support (1st Level) Customer Service Telefonische Kundenbetreuung, Erfassung von Reklamationen und Service-Tickets, Beantwortung von Statusanfragen. Rolle – Sachbearbeiter Reklamationsmanagement Customer Service / QM Prüfung von Gewährleistungsansprüchen, Anlage von Retourenaufträgen und Gutschriften. Rolle – Disponent / Einsatzplaner (Field Service) Service / Disposition Planung und Routenoptimierung von Außendiensttechnikern, Materialdisposition für Serviceeinsätze. Rolle – Servicetechniker / Außendiensttechniker Field Service Durchführung von Reparaturen oder Wartungen vor Ort beim Kunden, Rückmeldung von Zeiten/Material via mobiler App. Rolle – Leiter Marketing Marketing Eigner der Marketingprozesse, Budgetplanung für Kampagnen. Rolle – Marketing Manager (Digital / Content) Marketing Kampagnensteuerung, Pflege von Website/Social Media. Rolle – Leiter Produktion / Fertigung Produktion Eigner der Produktionsprozesse, Kapazitätsplanung. Rolle – Produktionsplaner (PPS) Produktion Steuerung von Fertigungsaufträgen, Materialbedarfsplanung (ERP/PPS). Rolle – Schichtleiter / Vorarbeiter Produktion Personaleinsatzplanung, Freigabe von Zeiten, BDE-Rückmeldungen. Rolle – Logistik- / Lagerleiter Logistik / Supply Chain Eigner der Intralogistik-Prozesse, Inventurverantwortung. Rolle – Fachkraft für Lagerlogistik / Kommissionierer Logistik / Lager Wareneingang, Kommissionierung, Warenausgang (Scanner/MDE-Geräte). Rolle – Leiter Qualitätsmanagement (QM) Qualitätsmanagement Eigner der QM-Prozesse (ISO 9001), Sperrung fehlerhafter Ware. Rolle – Qualitätsprüfer Qualitätsmanagement Durchführung von Prüfungen, Dokumentation von Messwerten. Rolle – IT-Leiter IT-Management Eigner der IT-Prozesse, Budgetierung, Steuerung von IT-Dienstleistern. Rolle – IT-Systemadministrator IT-Betrieb Verwaltung von Servern, Netzwerken und Infrastruktur (AD, Firewall). Rolle – IT-Support / Service Desk IT-Betrieb Bearbeitung von Tickets, 1st-Level-Support, Standard-Changes. Rolle – Fachadministrator (Key User) Fachbereiche Fachliche Betreuung einer Anwendung (z.B. ERP-Key-User im Einkauf/Vertrieb). Diese Tabelle füllt die Lücken im Bereich Auftragsabwicklung und Kundenservice, die für produzierende oder handelnde Mittelständler essenziell sind. Templates Kopfzeilen Prozess: Prozessname Kopfzeile – Prozess Metadaten Wert Kennung PR-XXX-001 Reifegrad Initial Prozessart Unterstützungsprozess Prozessverantwortlicher Rollenname Prozesseigner Rollenname Betroffene Systeme System 1, System 2 Beteiligte Rollen Rolle 1, Rolle 2 Kritikalität normal Ziel und Zweck Feld Inhalt Ziel des Prozesses Kurze Beschreibung des Ziels Zweck / Nutzen Fachlicher oder organisatorischer Nutzen Geltungsbereich Abteilung, Bereich, Standort oder Organisationseinheit Abgrenzung Was gehört dazu, was nicht Auslöser und Ergebnis Feld Inhalt Auslöser Was startet den Prozess? Eingaben / Voraussetzungen Eingabe 1, Eingabe 2, Voraussetzung 1 Ergebnis / Output Was liegt am Ende vor? Empfänger / Weitergabe an Wer erhält das Ergebnis? Rollen und Verantwortlichkeiten Rolle Aufgabe / Verantwortung Rolle 1 Aufgabe Rolle 2 Aufgabe Rolle 3 Aufgabe Betroffene Systeme und Hilfsmittel System / Hilfsmittel Verwendung im Prozess System 1 Wofür wird es genutzt? System 2 Wofür wird es genutzt? System 3 Wofür wird es genutzt? Prozessschritte / Ablauf Nr. Prozessschritt Verantwortlich System Ergebnis 1 Schritt 1 Rolle System Ergebnis 2 Schritt 2 Rolle System Ergebnis 3 Schritt 3 Rolle System Ergebnis 4 Schritt 4 Rolle System Ergebnis Schnittstellen Schnittstelle Beschreibung Vorgelagerte Prozesse Prozess / Bereich 1, Prozess / Bereich 2 Nachgelagerte Prozesse Prozess / Bereich 1, Prozess / Bereich 2 Externe Schnittstellen Dienstleister, Kunde, Behörde, Partner Risiken, Fehlerquellen und Besonderheiten Kategorie Inhalt Risiken Risiko 1, Risiko 2 Fehlerquellen Fehlerquelle 1, Fehlerquelle 2 Besonderheiten / Ausnahmen Besonderheit 1, Besonderheit 2 Kennzahlen / Qualitätskriterien Kennzahl / Kriterium Beschreibung Sollwert / Ziel Kennzahl 1 Beschreibung Ziel Kennzahl 2 Beschreibung Ziel Kennzahl 3 Beschreibung Ziel Dokumente und Nachweise Dokument Hinweis Dokument 1 Beschreibung oder Verlinkung Formular 1 Beschreibung oder Verlinkung Checkliste 1 Beschreibung oder Verlinkung Prüfung, Freigabe und Version Feld Wert Erstellt am Datum Letzte Überprüfung Datum Nächste Überprüfung Datum Freigegeben durch Rollenname / Name Version 1.0 Änderungsverlauf Version Datum Änderung Bearbeitet durch 1.0 Datum Ersterstellung Name / Rolle 1.1 Datum Änderung Name / Rolle