Intelligente Integration SuiteCRM (Kundenmanagement) + Mayan EDMS (Dokumentenverwaltung)
Die Lösung: Intelligente Integration:
SuiteCRM (Kundenmanagement) + Mayan EDMS (Dokumentenverwaltung)
Stellen Sie sich vor...
...ein Kunde ruft an und Sie haben binnen 5 Sekunden seine komplette Historie vor sich: Jeden Kontakt, jedes Dokument, jeden Vertrag, jede E-Mail. Kein hektisches Suchen mehr, kein "Ich rufe Sie zurück", sondern sofortige, kompetente Antworten.
„Zukunft? Nein – Gegenwart!“
Die bittere Realität
- Ein Kunde ruft an → 10 Minuten suchen in verschiedenen Systemen
- Ein wichtiges Dokument ist verschwunden → Stunden der Panik
- Der Vertrieb erstellt Angebote → Marketing weiß nichts davon
Wertvolle Arbeitszeit geht täglich für das Suchen verloren!
Die Lösung: Intelligente Integration
SuiteCRM (Kundenmanagement) + Mayan EDMS (Dokumentenverwaltung) = Eine nahtlose Arbeitsumgebung, in der alle Kundendaten und Dokumente automatisch verknüpft sind.
Was passiert konkret?
Ein Vertriebsmitarbeiter erhält eine Kundenanfrage. Im integrierten System sieht er sofort:
· Komplette Kundenhistorie - Alle bisherigen Dokumente - Automatisch erstellte Kundenordner - Workflow-gesteuerte Angebotserstellung
Warum Open Source?
- Keine Lizenzkosten: Nur Hosting (ab €25/Monat)
- Volle Kontrolle: Ihre Daten bleiben bei Ihnen
- Zukunftssicher: Kein Vendor Lock-in
- "Do one thing and do it well": Spezialisierte Tools, perfekt integriert
Ihre Vorteile
- Effizienz: Keine Suchzeiten mehr
- Transparenz: 360°-Sicht auf alle Kunden
- Compliance: DSGVO-konforme Archivierung
- Skalierbarkeit: Von 5 bis 500+ Benutzer
Investment
- Arbeitsaufwand: 35-58 Personentage (je nach Komplexität)
- Projektlaufzeit: 8-16 Wochen
- Hosting: ab €25/Monat, keine Lizenzgebühren
Nächste Schritte
- Bedarfsanalyse: Ihre Prozesse verstehen
- Live-Demo: System in Aktion erleben
- Pilotprojekt: Testlauf mit kleiner Gruppe
- Vollständiger Rollout: Schritt für Schritt
„Digitalisierung ist kein Trend, sondern Vorsprung – sichern Sie sich Ihren.“
SuiteCRM + Mayan EDMS:
Mehrwert für Analyse und Geschäftsleitung
Strategische Vorteile für das Management
Echtzeit-Transparenz statt Bauchgefühl
Vorher: Geschäftsentscheidungen basieren auf veralteten Excel-Listen und Schätzungen
Nachher: Live-Dashboards mit aktuellen KPIs für datengetriebene Entscheidungen
Zentrale Business Intelligence
Verkaufs-Performance:
- Pipeline-Analyse: Welche Deals stehen kurz vor dem Abschluss?
- Conversion-Raten: Wo verlieren wir Kunden im Verkaufsprozess?
- Vertriebsmitarbeiter-Leistung: Wer braucht Unterstützung?
- Umsatzprognosen: Realistische Planungen statt Wunschdenken
Kunden-Analytics:
- Customer Lifetime Value: Welche Kunden sind wirklich wertvoll?
- Kündigungsrisiko: Früherkennung unzufriedener Kunden
- Cross-Selling-Potenziale: Umsatz mit bestehenden Kunden steigern
- Segmentierung: Zielgruppenspezifische Strategien entwickeln
Operational Excellence:
- Dokumenten-Compliance: Sind alle Aufbewahrungsfristen eingehalten?
- Prozesszeiten: Wie lange dauert es von Anfrage bis Vertragsabschluss?
- Automatisierungsgrad: Welche Prozesse laufen noch manuell?
- Teamauslastung: Optimale Ressourcenverteilung
Risikomanagement und Compliance
Automatische Überwachung:
- DSGVO-Compliance: Löschfristen werden automatisch eingehalten
- Vertragsmanagement: Keine übersehenen Kündigungsfristen mehr
- Audit-Trails: Vollständige Nachverfolgbarkeit aller Änderungen
- Backup-Status: Sind alle Daten sicher gesichert?
Frühwarnsystem:
- Alerts bei kritischen Geschäftsereignissen
- Überwachung wichtiger KPIs mit Schwellwerten
- Automatische Eskalation bei Problemen
- Compliance-Verstöße werden sofort gemeldet
ROI-Messbarkeit
Quantifizierbare Verbesserungen:
- Suchzeit-Reduktion: Messbare Zeitersparnis pro Mitarbeiter
- Abschlussrate: Verbesserung der Conversion durch bessere Nachfassung
- Kundenzufriedenheit: Schnellere Reaktionszeiten durch sofortige Datenverfügbarkeit
- Compliance-Kosten: Reduktion durch Automatisierung
Kostentransparenz:
- Keine versteckten Lizenzkosten
- Skalierbare Infrastrukturkosten
- Planbare Wartungsaufwände
- Transparente Projektkosten
Strategische Wettbewerbsvorteile
Agilität:
- Schnelle Reaktion auf Marktveränderungen durch aktuelle Daten
- Flexible Anpassung von Geschäftsprozessen
- Skalierung ohne teure Lizenz Erweiterungen
- Integration neuer Tools über offene APIs
Unabhängigkeit:
- Keine Abhängigkeit von Software-Herstellern
- Eigene Kontrolle über Datenhosting und -Sicherheit
- Anpassbarkeit nach eigenen Anforderungen
- Zukunftssichere Open Source-Technologie
Management-Reporting
Executive Dashboard:
- Umsatzentwicklung in Echtzeit
- Pipeline-Gesundheit auf einen Blick
- Kritische KPIs übersichtlich dargestellt
- Trend-Analysen für strategische Planung
- Automatisierte Reports:
- Monatliche Verkaufsberichte ohne manuellen Aufwand
- Quartalsanalysen mit Vergleichsdaten
- Compliance-Reports für Audits
- Mitarbeiter-Performance-Übersichten
Digitalisierungsstrategie
Fundament für weitere Digitalisierung:
- API-first Architektur für zukünftige Integrationen
- Moderne Cloud-native Technologie
- Skalierbare Basis für Unternehmenswachstum
- Vorbereitung auf KI und Automatisierung
Change-Management:
· Schrittweise Einführung minimiert Widerstand
· Messbare Erfolge motivieren das Team
· Verbesserung der Arbeitsqualität für alle Mitarbeiter
· Vorbild für weitere Digitalisierungsprojekte
Fazit: Ihr Nutzen auf den Punkt!
Bessere Entscheidungen:
· Datenbasiert statt auf Vermutungen
· Schneller durch Live-Informationen
· Fundierter durch vollständige Transparenz
Höhere Profitabilität:
· Effizientere Vertriebsprozesse
· Reduzierte operative Kosten
· Bessere Kundenbetreuung führt zu höherer Kundenbindung
Zukunftssicherheit:
· Unabhängige, anpassbare Technologie
· Skaliert mit dem Unternehmenswachstum
· Basis für weitere Digitalisierungsschritte
Wettbewerbsvorteil:
· Während andere noch mit Excel und E-Mails arbeiten, haben Sie bereits ein professionelles, integriertes System
· Schnellere Reaktionszeiten gegenüber Kunden
· Professionellerer Auftritt durch strukturierte Prozesse
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