Use Case: Mayan EDMS als Rückgrat für unternehmensweite Prozesse

🌐 Use Case: Mayan EDMS als Rückgrat für unternehmensweite Prozesse

1. Leitidee

„Im inne des Best-of-Breed-Ansatzes aus Open Innovation wird Mayan EDMS zum Rückgrat eines durchgängigen Datenflusses – nicht als isoliertes Archiv, sondern als verbindende Prozess- und Dokumentendrehscheibe im gesamten Unternehmen.

Um diesen strategischen Ansatz greifbar zu machen, zeigt sich die Stärke von Mayan besonders in den Prozessketten – vom Einkauf über Vertrieb und Personal bis hin zu Projekten: Mayan steuert den gesamten Datenfluss, während die Buchhaltung nur noch das finale Ergebnis übernimmt.

2. Prozessketten mit Mayan

A. Einkauf → Zahlung

1. Bedarfsmeldung: Mitarbeiter lädt Anforderung (PDF/DOC) in Mayan.
   • Metadaten: Kostenstelle, Projekt, Bedarf.
2. Bestellung: Einkaufsabteilung erzeugt Bestellung und verknüpft sie mit Bedarf.
3. Lieferdokumente: Lieferschein wird gescannt/automatisch importiert.
4. Eingangsrechnung: Rechnung per E-Mail oder Scan ins System.
   • OCR liest Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant.
   • Metadaten in Mayan gespeichert.
5. Workflow:
   • Prüfung gegen Bestellung + Lieferschein (3-Wege-Match).
   • Freigabe-Workflow startet (digital signieren).
6. Übergabe an Buchhaltung:
   • Metadaten via API/CSV an ERP oder DATEV übergeben.
   • FiBu erstellt Zahlungsvorschlag.

👉 Mayan liefert Prozess- und Dokumentensicht, FiBu nur die finale Buchung.

B. Vertrieb → Zahlungseingang

1. Angebot: Vertriebsmitarbeiter erstellt Angebot, legt es in Mayan ab.
   • Verknüpft mit CRM/ERP.
2. Auftrag: Auftrag vom Kunden wird hochgeladen, Metadaten: Kunde, Projekt, Auftragswert.
3. Leistung/Delivery: Projektberichte, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle gespeichert.
4. Ausgangsrechnung: Automatisch erzeugt (z. B. aus ERP) und in Mayan archiviert.
5. Workflow: Statusüberwachung (offen, bezahlt, überfällig).
6. Buchhaltung: Zahlungseingang wird automatisch abgeglichen (offene Posten).

👉 Management sieht in Mayan die Prozesshistorie + Deckungsbeitrag – nicht nur die Zahlung.

C. Personal → Gehaltszahlung

1. Bewerbung: Bewerbung geht per E-Mail ein → automatisch in Mayan.
2. Vertragsdokument: HR erstellt Vertrag, speichert ihn revisionssicher.
3. Mitarbeiterakte: Enthält Vertrag, Schulungen, Zeugnisse, Abmahnungen.
4. Zeiterfassung: Export/Import aus HR-Tool oder manuell hochgeladen.
5. Workflow: Daten (Arbeitszeit, Abwesenheiten) steuern Lohnabrechnung.
6. Buchhaltung: Gehaltsabrechnung (DATEV, Lexware) bekommt CSV/JSON aus Mayan.

👉 HR- und Personalkosten werden dokumentengetrieben transparent.

D. Projekte → Kosten- und Zahlungsströme

1. Projektstart: Projektakte in Mayan anlegen (Pflichtenheft, Vertrag).
2. Leistungsnachweise: Mitarbeiterberichte, Abnahmen hochladen.
3. Teilrechnungen/Abschläge: Rechnungen automatisch mit Projektakte verknüpft.
4. Workflow: Prüfung, ob alle Nachweise da sind, bevor Zahlung ausgelöst wird.
5. Buchhaltung: erhält geprüfte Metadaten → reduziert Fehler.
6. Management: Projektakte zeigt Kostenentwicklung & Wirtschaftlichkeit.

3. Ganzheitliches Kostenmanagement mit Mayan

• Dokumentenbasiert: Jeder Kostenfluss wird durch Dokumente gestützt.
• Prozessübergreifend: Einkauf, Vertrieb, HR, Projekte → alles in einer Plattform.
• Zahlung als Endpunkt: Mayan sorgt dafür, dass jede Zahlung begründet, geprüft und nachvollziehbar ist.
• Integration: Buchhaltung bekommt nur die freigegebenen Metadaten, nicht das Chaos der Dokumente.

4. Fazit

• Buchhaltung ist wichtig, aber nachgelagert.
• Mayan EDMS bildet die Wertschöpfungskette ab, nicht nur den Zahlungsvorgang.
• Ergebnis:
  • Transparenz über Kostenentstehung,
  • Revisionssicherheit,
  • Effizienz durch digitale Workflows,
  • Ganzheitliches Kostenmanagement statt reiner Buchführung.