Warum ein DMS nicht nur fürs Rechnungswesen gedacht ist!

„Aus meiner Beratertätigkeit habe ich die Erfahrung gemacht, dass bei der Einführung von DMS häufig zu einseitig auf Rechnungswesen und steuerliche Vorgaben geschaut wird – und damit wertvolle Chancen ungenutzt bleiben. Ein DMS kann weit mehr: Es eröffnet Freiräume für Zusammenarbeit, schafft Transparenz und gibt Innovation neuen Raum. Wer den Blick weitet, erkennt, dass es nicht um Kontrolle allein geht, sondern um Zukunftsfähigkeit und Wachstum. Genau hier liegen die Potenziale, die viele Unternehmen bislang übersehen. In den folgenden Empfehlungen zeige ich, wie ein DMS zur echten strategischen Stärke werden kann.“

1. Grundgedanke

• Jede Zahlung ist nur das Ende einer Prozesskette.
• Rechnungen und Buchungen zeigen nur das Ergebnis, nicht die Entstehung der Kosten.
• Für ganzheitliches Kostenmanagement braucht man die Verbindung zwischen Prozessen, Dokumenten und Zahlungen.

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2. Der Trugschluss „DMS = Buchhaltungswerkzeug“

• Wer ein DMS nur am Rechnungswesen ausrichtet, digitalisiert erst am Ende.
• Kostenursachen, Verträge, Bedarfe und Leistungen bleiben unverbunden.
• Ergebnis: Keine Transparenz über Entstehung und Steuerung der Kosten – nur über deren Bezahlung.

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3. Prozessketten (Beispiele)

Einkauf → Zahlung → Kosten

1. Bedarfsmeldung
2. Angebot / Vertrag
3. Bestellung
4. Lieferung
5. Eingangsrechnung
6. Zahlung
7. Kostenstelle / Projektbuchung

👉 Kostenmanagement erfordert den Blick auf alle Schritte, nicht nur die Zahlung.

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Vertrieb → Zahlungseingang → Deckungsbeitrag

1. Anfrage
2. Angebot
3. Auftrag
4. Lieferung/Leistung
5. Rechnung
6. Zahlungseingang
7. Gegenüberstellung: Umsatz vs. Projektkosten

👉 Deckungsbeiträge und Margen sind nur sichtbar, wenn Vertrieb, Projekte und Rechnungen im DMS zusammenfließen.

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Personal → Gehaltszahlung → Personalkosten

1. Bewerbung / Vertrag
2. Mitarbeiterakte
3. Zeiterfassung / Leistung
4. Abrechnung
5. Gehaltszahlung
6. Personalkosten je Kostenstelle / Projekt

👉 Ohne DMS-Verknüpfung von Personal- und Projektdaten bleibt das Kostenmanagement Stückwerk.

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Projekte → Abschlagszahlung → Wirtschaftlichkeit

1. Projektstart / Planung
2. Verträge / Pflichtenhefte
3. Leistungsnachweise
4. Abnahmen
5. Rechnungen
6. Zahlungen
7. Projektkosten- und Nutzenrechnung

👉 Projekt-Controlling funktioniert nur, wenn alle Dokumente vor der Zahlung integriert sind.

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4. Ganzheitliches Kostenmanagement

• Zahlungen sind Endpunkte – aber nicht der Ursprung von Kosten.
• Ohne die Verknüpfung von Dokumenten (Verträge, Bestellungen, Nachweise) mit den Zahlungen bleibt Kostenmanagement rein reaktiv.
• Ein DMS ermöglicht:
  • Transparenz über Kostenentstehung und -entwicklung.
  • Frühzeitige Steuerung statt nur Nachkalkulation.
  • Nachvollziehbarkeit für Audits, Compliance und Management.

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5. Fazit

👉 Ein DMS, das nur am Rechnungswesen ausgerichtet ist, verpasst geschätzte 70 % des Nutzens.
✅ Für wirkliches Kostenmanagement muss das DMS die gesamte Prozess- und Dokumentenkette abbilden.
❌ Ohne diesen ganzheitlichen Blick bleibt das Rechnungswesen Buchhalter der Vergangenheit, statt Steuerungsinstrument der Zukunft.

Gerd Kopp - gerds-it.de (Stand 2020-09)